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• DLR (Köln-Porz)

Bürokaufleute

Sie erledigen in Betrieben und Institutionen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten - von allgemeinen Verwaltungsaufgaben über Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zu Rechnungswesen und Schriftverkehr. Zudem kümmern sich Bürokaufleute um Steuer- und Versicherungsfragen sowie um Bestands- und Verkaufszahlen. Sie schreiben Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und leiten ggf. Mahnverfahren ein. In der Lagerwirtschaft prüfen sie die eintreffende Ware, kontrollieren die Lagerbestände, erstellen Statistiken und überwachen die Lagerkosten. Zu ihren Tätigkeiten können auch Aufgaben in Vertrieb, Einkauf und Verkauf gehören. Um ihre vielseitigen Arbeiten effizient erledigen zu können, müssen Bürokaufleute Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme ebenso beherrschen wie E-Mail-Clients, Telefonanlagen und Faxgeräte.

Bürokaufleute können in zahlreichen Bereichen eines Betriebes tätig sein - von der Personalabteilung über das betriebliche Rechnungswesen bis hin zur Lagerhaltung. Meist arbeiten sie in Büroräumen. Vor allem in kleineren Betrieben sind sie häufig für mehrere Bereiche zuständig und müssen sich deshalb auf wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen einstellen. Sie arbeiten ihren Vorgesetzten zu und legen ihnen ihre Arbeitsergebnisse vor - sei es zur Unterschrift, zur Prüfung von Kalkulationen oder zur Durchsicht von Besprechungsunterlagen. Ihre Aufgaben erledigen sie dennoch eigenständig.

Den Großteil ihrer Arbeitszeit verbringen Bürokaufleute vor dem Computer. Auch wenn die Arbeitsplätze ergonomisch gestaltet sind, kann dauerhafte Bildschirmarbeit anstrengend für die Augen sein oder zu Verspannungen führen. Deshalb halten Bürokaufleute die vorgeschriebenen Bildschirmpausen ein.

In ihrem Arbeitsalltag benötigen Bürokaufleute Organisationstalent, denn der Tagesablauf in einem Büro ist selten exakt planbar: Die Chefin erteilt einen Auftrag, der zügig bearbeitet, aber dennoch sorgfältig ausgeführt werden muss. Oder für eine kurzfristig anberaumte Besprechung sind Unterlagen und Räumlichkeiten vorzubereiten. Dazwischen erteilen Bürokaufleute immer wieder telefonische Auskünfte und treffen Terminvereinbarungen. Dabei ist es wichtig, sich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen und stets freundlich zu bleiben.

Bürokaufleute haben vielfältige Kontakte - nicht nur zu ihren Kollegen und Vorgesetzten, sondern auch zu Kunden. Gute Umgangsformen und ein gepflegtes Äußeres sind deshalb unerlässlich.

Wichtig ist außerdem Verschwiegenheit: Bürokaufleute gehen mit betrieblichen Daten umsichtig um, da diese in der Regel nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

In vielen Betrieben gibt es Gleitzeitregelungen. Sind Bürokaufleute jedoch z.B. für die betriebliche Hotline zuständig oder im Empfangsbereich eingesetzt, müssen sie zu festen Arbeitszeiten anwesend sein. Nicht immer ist es möglich, das Büro zur vorgesehenen Zeit zu verlassen: Wenn ein Geschäftsvorgang vor Ablauf einer Frist oder eines Termins bearbeitet sein muss, kann es vorkommen, dass sich der Beginn des Feierabends von Bürokaufleuten verzögert.

Arbeitsbedingungen im Einzelnen

• Bildschirmarbeit (z.B. Abrechnungen erstellen)
• Arbeit in Büroräumen
• häufig wechselnde Aufgaben und Arbeitssituationen (z.B. Aufträge und Rechnungen bearbeiten, Liefertermine überwachen, Personalverwaltungsaufgaben wahrnehmen)
• Kundenkontakt (z.B. Auskünfte erteilen, Aufträge annehmen)

• Neigung zu Büro- und Verwaltungsarbeiten
• Interesse an Buchführung
• Neigung zum Umgang mit Daten und Zahlen (z.B. Lagerbestände und -kosten kontrollieren, Kostenrechnungen und Kalkulationen durchführen, Geschäftsvorgänge buchen)
• Neigung zu kaufmännischem Denken
• Neigung zu schriftlicher Tätigkeit (z.B. verwaltungstechnischen Schriftverkehr erledigen)
• Neigung zu kundenorientierter Tätigkeit (z.B. Kunden und Besucher betreuen)
• Neigung zu systematischem Denken und planvollem Vorgehen (z.B. Termine und Abläufe planen, Sitzungen vorbereiten)

Lernorte - Duale Ausbildung

Während einer dualen Berufsausbildung werden Bürokaufleute im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule ausgebildet.

Ausbildungsdauer

Die Ausbildung dauert 3 Jahre.

Zugangsvoraussetzungen für die Ausbildung - Duale Ausbildung

Grundsätzlich wird - wie bei allen anerkannten, nach dem Berufsbildungsgesetz oder der Handwerksordnung geregelten Ausbildungsberufen - keine bestimmte schulische oder berufliche Vorbildung rechtlich vorgeschrieben.

Die Betriebe stellen überwiegend angehende Bürokaufleute mit einem mittleren Bildungsabschluss ein. Vor der Berufsausbildung hatte im Ausbildungsbereich Industrie und Handel ca. ein Viertel und im Ausbildungsbereich Handwerk ca. ein Zehntel der Ausbildungsanfänger/innen eine Berufsfachschule absolviert.